FAQ sul difensore civico
- Quali sono i compiti del difensore civico?
I dipendenti hanno il diritto di segnalare situazioni riconducibili ad una violazione di legge o regolamenti interni. L’avvocato di fiducia esterno, in qualità di difensore civico, riceve queste segnalazioni. Offre dunque un’area esterna all’azienda, protetta in termini di tutela giuridica e di riservatezza. Il difensore civico illustra al denunciante quali sono i suoi diritti e come procedere. Solo con il consenso del/della denunciante, il difensore civico inoltrerà la segnalazione al proprio referente in azienda. Non viene fatto il nome del denunciante. Il difensore civico può essere coinvolto nella pratica come persona di fiducia e rimane sempre a disposizione del denunciante in veste di referente.
- Chi può rivolgersi al difensore civico?
Possono rivolgersi al difensore civico i dipendenti, i fornitori, i distributori e i clienti.
- Quali segnalazioni può ricevere il difensore civico?
Il difensore civico riceve segnalazioni in merito a violazioni di legge e dei regolamenti interni. L’obiettivo è principalmente quello di fornire informazioni e impedire i reati economici, il falso in bilancio e i danni al patrimonio. È possibile tuttavia riferire anche violazioni delle direttive interne o degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani.
- Posso avere la certezza che il difensore civico trasmetta le informazioni solo nella misura da me consentita?
Sì. Il denunciante è l’unico a decidere quali informazioni fornire al difensore civico e quali informazioni quest’ultimo, nella fase successiva, dovrà trasmettere all’azienda. Solo in caso di uso improprio, ovvero in caso di segnalazioni intenzionalmente false, il difensore civico ha la facoltà di trasmettere le informazioni anche contro la volontà del denunciante. Il difensore civico fornisce e chiarisce tali aspetti in occasione del primo contatto.
- Sono previsti dei costi a mio carico nel momento in cui mi avvalgo di un difensore civico?
No, chiunque può avvalersi di un difensore civico gratuitamente.
- Posso rivolgermi al difensore civico anche in forma anonima?
Sì, i denuncianti possono contattare il difensore civico in forma anonima, e ciò vale sin dal primo contatto. Se il denunciante lo desidera, il difensore civico ne manterrà l’anonimato nei confronti dell’azienda anche successivamente al primo contatto.
- Come viene trattata la mia segnalazione?
La segnalazione è oggetto di indagine nel rispetto della legge e dei regolamenti interni, tenendo in considerazione gli interessi di tutte le parti coinvolte. A tal fine il difensore civico inoltra la segnalazione, previa verifica, al proprio referente in azienda.
- Posso contattare il difensore civico per informarmi sullo stato del procedimento?
Il denunciante può in qualsiasi momento informarsi presso il difensore civico sullo stato del procedimento. Al più tardi dopo la conclusione della pratica, il denunciante viene informato dal difensore civico del relativo esito, entro i limiti consentiti dalla legge.
- Nel momento in cui lo contatto, il difensore civico diventa il “mio avvocato”?
No, il difensore civico non può rappresentare il denunciante in un procedimento amministrativo o giudiziario. Al difensore civico non è inoltre consentito adottare misure volte a far valere diritti individuali o rivendicazioni del denunciante.
- Il difensore civico è realmente indipendente?
Sì. Il difensore civico è un avvocato autonomo e indipendente non soggetto alle direttive dell’azienda per quanto riguarda i contenuti del procedimento. Il difensore civico decide, in seguito a propria verifica debitamente svolta, se e in che misura riferire determinate situazioni all’azienda.
- Come avviene il primo contatto?
Il primo contatto può avvenire tramite l’apposita piattaforma (link di contatto), con una telefonata, via e-mail, SMS, a mezzo posta o con un colloquio personale.
- Posso continuare a rivolgermi comunque ai responsabili all’interno dell’azienda?
Sì. Restano a disposizione di ogni dipendente i rispettivi superiori, il consiglio di fabbrica e tutti i responsabili già noti come referenti principali.
- In qualità di denunciante godo di protezione?
Sì. Il denunciante è protetto. Non è tollerata alcuna forma di ritorsione nei suoi confronti.
- Come si previene un abuso dell’istituzione (delazione)?
Nonostante lo scetticismo più volte manifestato, i casi di delazione presso l’istituzione del difensore civico sono molto rari. Tuttavia, l’avvocato di fiducia a inizio colloquio spiega al denunciante che un abuso del meccanismo delle denunce non sarà tollerato e che in caso di abuso intenzionale, cioè cosciente, sarà tenuto a comunicare all’azienda i dati personali del denunciante. Ad ogni modo, in caso di abuso intenzionale del meccanismo di segnalazione i dipendenti andranno incontro a conseguenze disciplinari.
- Come vengono garantite la protezione e la sicurezza dei dati?
Il difensore civico assicura il rispetto degli obblighi di legge per la conservazione dei dati e delle disposizioni in materia di privacy. I dati personali raccolti si limitano alle informazioni sull’identità del denunciante e della/e persona/e coinvolta/e.
- Se sono oggetto di una segnalazione mi attende il licenziamento in tronco?
No. Si applica la presunzione di innocenza. Ogni segnalazione viene trattata nel rispetto della legge e dei regolamenti interni, tenendo conto degli interessi di tutte le parti coinvolte. Solo al termine delle indagini viene presa una decisione sui possibili provvedimenti.
- Che cosa succede se faccio una segnalazione che alla fine si rivela erronea?
Purché la segnalazione avvenga in buona fede, ovvero se non dichiara intenzionalmente il falso, il denunciante non ha da temere alcuna conseguenza.
- Sono tenuto a rivolgermi al difensore civico se sospetto una violazione della legge?
No, il ricorso al difensore civico avviene su base volontaria. L’istituzione del difensore civico è volta a offrire un ulteriore punto di riferimento.
- Posso recarmi dal difensore civico anche di persona?
Sì. In qualsiasi momento è possibile prendere appuntamento presso l’avvocato di fiducia per un colloquio confidenziale.
- Posso contattare o addirittura recarmi dal difensore civico durante l’orario di lavoro?
Sì.
- Una volta che la mia segnalazione sarà stata evasa riceverò un avviso?
Sì. Al più tardi dopo la conclusione della pratica, il denunciante viene informato dal difensore civico o dall’azienda sull’esito della stessa, entro i limiti consentiti dalla legge.
- Il difensore civico è tenuto a comunicare la mia identità se interrogato in qualità di testimone in un procedimento penale o civile?
No. Se il difensore civico dovesse essere interrogato come testimone nell’ambito di un procedimento penale, civile o di altro tipo, divulgherà il nome e l’identità del denunciante che ha richiesto la sua consulenza soltanto se espressamente autorizzato a farlo sia dall’azienda sia dal denunciante medesimo.
- Posso rivolgermi al difensore civico e decidere solo al termine del colloquio se i fatti dovranno essere riferiti all’azienda?
Sì. Il difensore civico può essere contattato inizialmente a titolo confidenziale. A inizio colloquio egli illustrerà al denunciante quali sono i suoi diritti. Solo alla fine del colloquio il denunciante deciderà se e in quale forma le informazioni dovranno essere trasmesse all’azienda.
- Quali sono i referenti del difensore civico in azienda?
Il difensore civico riferisce i fatti ai propri referenti in azienda senza fare il nome del denunciante. Il team dei referenti è composto dai responsabili dei dipartimenti Legale, Risorse umane, Sicurezza del Gruppo e Revisione.
- Devo rivolgermi al difensore civico anche nel caso sia io ad aver compiuto un’azione potenzialmente punibile?
Il difensore civico può anche essere contattato quando è il denunciante stesso ad aver compiuto un’azione potenzialmente perseguibile. Da un lato, il difensore civico può informare il denunciante su quali sono i suoi diritti e, dall’altro, un’autodenuncia viene valutata positivamente nell’ambito del rapporto lavorativo esistente e può portare ad una mitigazione della pena in sede di un eventuale successivo procedimento giudiziario.
- Il difensore civico è tenuto trasmettere immediatamente al pubblico ministero una denuncia di un reato?
No. Solo in casi eccezionali e limitati, in presenza di reati particolarmente gravi, è previsto per ognuno il dovere di trasmettere la denuncia di un reato al pubblico ministero.
- Come viene trattata una segnalazione che coinvolge direttamente un referente dell’azienda?
In questo caso, il difensore civico può rivolgersi direttamente alla direzione dell’azienda.
- Quanto tempo passa prima dell’esito della pratica?
Non è possibile dare una risposta valida per qualsiasi caso. Alcune denunce si risolvono nel giro di poche ore, mentre in caso di indagini impegnative, la pratica può richiedere diverse settimane.